Microsoft 365:n aiemmin hyvin väljät tallennusehdot ovat muuttumassa yliopistoille konkreettiseksi kustannuskysymykseksi. Suuret tutkimusorganisaatiot voivat joutua maksamaan huomattavia lisämaksuja, elleivät ne pienennä Microsoftin pilvipalveluihin kertyneitä datamääriä ennen uusien ylitysmaksujen voimaantuloa joulukuussa 2026.
Melbournelainen tiedonhallintayhtiö Arcitecta yrittää vastata ongelmaan Mediaflux Connect 365 -työkalullaan. Palvelu kartoittaa OneDriveen, SharePointiin ja Teamsiin tallennetun aineiston, luokittelee sen ja auttaa siirtämään sopivaa dataa edullisempiin pilvipalveluihin tai organisaation omiin järjestelmiin.
Rajaton tallennus väistyy
Microsoft ilmoitti jo vuonna 2023 lopettavansa koulutusasiakkaiden käytännössä rajattoman tallennustilan. Yhtiö aloitti muutoksen toimeenpanon vaiheittain elokuussa 2024, joten kyse ei ole äkillisestä suunnanvaihdoksesta. Vaikutus voi silti tulla monelle organisaatiolle vastaan vasta kiintiön alkaessa todella täyttyä.
Microsoftin koulutusasiakas saa TechRadarin mukaan 100 teratavua yhteistä perustallennustilaa, jota käyttävät OneDrive, SharePoint ja Exchange. Maksulliset A3-käyttäjät kasvattavat yhteistä kapasiteettia 50 gigatavulla käyttäjää kohden ja A5-käyttäjät 100 gigatavulla. Maksuttoman A1-tason käyttäjien henkilökohtainen OneDrive-tila on puolestaan rajattu 100 gigatavuun helmikuusta 2024 lähtien.
Sadankin teratavun peruskiintiö kuulostaa suurelta, mutta tutkimusyliopistojen mittakaavassa se voi kulua nopeasti. Tutkimuskuvat, mittausaineistot, videot, varmuuskopiot, projektien työtilat ja vuosien aikana unohtuneet tiedostokopiot kasvattavat kokonaisuutta huomaamatta. Teams lisää näkyvää monimutkaisuutta, koska palvelussa jaetut tiedostot sijaitsevat käytännössä usein SharePointissa tai OneDrivessa.
Petatavu tekee laskusta suuren
Microsoft myy lisäkapasiteettia TechRadarin tietojen mukaan 10 teratavun paketteina, joiden arvioitu vähittäishinta on 300 dollaria kuukaudessa. Tästä muodostuu petatavun eli tuhannen teratavun kapasiteetille noin 30 000 dollarin kuukausihinta. Vuodessa summa nousee 360 000 dollariin ilman mahdollisia muita pilvi-, siirto- tai ylläpitokuluja.
Usean petatavun ympäristössä pelkkä tallennus voi siten muuttua miljoonaluokan vuosikuluksi. Kustannus on hankala erityisesti organisaatiolle, jonka budjetissa tallennusta on totuttu pitämään Microsoft 365 -sopimuksen lähes rajattomana osana. Tutkimusrahoitus ei myöskään aina jatku yhtä pitkään kuin hankkeessa syntyneen aineiston säilytysvelvollisuus.
Gartner arvioi TechRadarin referoimien tietojen perusteella, että määrättyihin kiintiöihin pääsevät yliopistot voisivat pienentää tallennuskulujaan lähes 90 prosenttia. Luku kannattaa nähdä suuntaa antavana, sillä todellinen säästö riippuu aineiston määrästä, vaihtoehtoisen tallennuksen hinnasta sekä ylläpidon ja tietoliikenteen kustannuksista.
Siirtoikkuna jää lyhyeksi
Microsoft antaa ylläpitäjille kapasiteettivaroituksia kiintiön saavuttaessa 80 ja 90 prosenttia. Kiintiön täyttyminen käynnistää lisäksi 30 päivän lisäajan ennen varsinaisia ylitysmaksuja. Menettely antaa organisaatiolle varoituksen, mutta se ei välttämättä jätä riittävästi aikaa suurten aineistojen siirtämiseen.
Microsoftin ympäristöstä ulospäin tapahtuvan siirron nopeus on lähdeartikkelin mukaan rajattu 400 gigatavuun tunnissa. Yhden petatavun kopiointi veisi tällä enimmäisnopeudella yhtäjaksoisesti noin 2 500 tuntia eli runsaat 104 päivää. Todellinen projekti voi kestää pidempään, koska tiedostojen määrä, virhetilanteet, tarkistukset ja vastaanottavan järjestelmän suorituskyky hidastavat työtä.
Kolmenkymmenen päivän lisäaika ei siksi ole järkevä aloituspiste siirtoprojektille. Yliopiston kannattaa ryhtyä kartoitukseen kuukausia tai jopa vuosia ennen kiintiön täyttymistä. Ajoissa aloitettu työ mahdollistaa myös hallitun pilotoinnin sen sijaan, että aineistoa siirrettäisiin kiireessä pelkän laskun välttämiseksi.
Arcitecta tarjoaa välikerroksen
Mediaflux Connect 365 muodostaa Arcitectan mukaan näkymän organisaation OneDrive-, SharePoint- ja Teams-ympäristöön. Työkalu luokittelee sisältöä ja auttaa tunnistamaan aineistot, jotka voidaan siirtää aktiivisesta yhteistyöympäristöstä halvempaan säilytyspaikkaan. Vaihtoehtoina voivat olla oma paikallinen tallennus, objektitallennus tai toinen pilvipalvelu.
Ratkaisun keskeinen hyöty ei ole pelkkä tiedostojen kopiointi. Yliopiston pitää ensin tietää, mitä aineisto sisältää, kuka sen omistaa, kuinka usein sitä käytetään ja saako sen ylipäätään siirtää. Arkaluonteinen tutkimusdata, henkilötiedot ja sopimuksilla suojattu yhteistyöaineisto voivat edellyttää tiettyä sijaintia, salausta tai käyttöoikeusmallia.
Organisaatio voi toteuttaa siirron myös porrastettuna tallennusmallina. Aktiiviset dokumentit jäävät Microsoft 365:een, mutta vanhat projektiaineistot ja harvoin käytetyt suuret tiedostot siirtyvät arkistokerrokseen. Käyttäjien työnkulku säilyy tällöin mahdollisimman ennallaan, vaikka kalliin ensisijaisen tallennuksen tarve pienenee.
Kartoitus ratkaisee ensin
Yliopistojen suurin haaste voi löytyä tekniikan sijasta tiedon omistajuudesta. Vuosia toimineeseen Microsoft 365 -ympäristöön kertyy käyttäjiä, poistuneiden työntekijöiden aineistoa, päällekkäisiä työtiloja ja projekteja, joiden vastuuhenkilöä ei enää tunneta. Pelkkä automaattinen poistaminen voi vaarantaa tutkimuksen toistettavuuden tai lakisääteiset säilytysvelvoitteet.
Tietohallinnon pitää siksi tehdä yhteistyötä tutkimuspalveluiden, arkiston, tietosuojan, hankinnan ja tiedekuntien kanssa. Selkeä luokittelu erottaa poistettavan roskadatan, pitkäaikaissäilytettävän tutkimusaineiston ja päivittäisessä käytössä olevan sisällön toisistaan. Hyvä inventaario voi tuoda säästöjä myös ilman uuden siirtotyökalun hankkimista.
Näkyvyys dataan tukee samalla tietoturvaa. Organisaation on vaikea suojata sisältöä, jonka sijaintia tai omistajaa se ei tunne, ja sama periaate koskee myös verkkoon liitettyjä laitteita. Laajemman hyökkäyspinnan riskejä käsittelee Luurituen artikkeli kaapatuista IoT-laitteista ja virastoihin kohdistuneista hyökkäyksistä.
Yliopiston muistilista
Microsoft 365:n kapasiteettirajan lähestyminen kannattaa muuttaa hallituksi ohjelmaksi yksittäisen hätäprojektin sijasta. Organisaatio voi aloittaa seuraavista toimista:
- Tarkista käytössä oleva kokonaiskapasiteetti sekä kasvuvauhti vähintään kuukausittain.
- Tunnista suurimmat SharePoint-sivustot, OneDrive-tilit ja Teams-työtilat.
- Luokittele aineistot aktiivisiin, arkistoitaviin, poistettaviin ja selvitystä vaativiin.
- Selvitä säilytysajat, tietosuojavaatimukset, tutkimussopimukset ja datan maantieteellinen sijainti.
- Laske vaihtoehdon kokonaiskustannus tallennuksen lisäksi siirroista, varmistuksista, ylläpidosta ja palautuksista.
- Testaa siirtoa rajatulla aineistolla ja varmista tiedostojen eheys ennen laajaa käyttöönottoa.
Käyttöoikeuksien pitää säilyä hallittuina myös uudessa tallennuspaikassa. Halpa arkisto ei auta, jos käyttövaltuudet muuttuvat siirrossa liian laajoiksi tai käyttäjät kiertävät hankalaa järjestelmää omilla ratkaisuillaan. Päätelaitteiden ja selainympäristön suojaus on yhtä tärkeää, mistä muistuttaa myös tapaus väärennetystä Google Notes -laajennuksesta.
Hyödyt riippuvat toteutuksesta
Arcitectan työkalu voi auttaa erityisesti suurta yliopistoa, joka tarvitsee keskitetyn tavan kartoittaa hajallaan olevaa sisältöä. Hankintapäätös vaatii silti oman teknisen ja taloudellisen arvioinnin. Yliopiston kannattaa selvittää esimerkiksi metatietojen säilyminen, hakutoiminnot, palautusajat, käyttöoikeuksien siirtyminen ja riippuvuus uuden palveluntarjoajan teknologiasta.
Edullisempi tallennushinta ei automaattisesti tarkoita pienempää kokonaislaskua. Pilvipalvelusta poistuvan datan siirtomaksut, paikallisen laitteiston uusiminen, ylläpitotyö, varmistukset ja valvonta voivat syödä säästöä. Organisaation oma palvelinkeskus voi lisäksi olla taloudellisesti tai ympäristön kannalta heikko vaihtoehto, jos käyttöaste jää matalaksi.
Microsoftin mukaan 99,96 prosenttia oppilaitoksista pysyy tallennuskiintiönsä alapuolella. Prosenttiluku sisältää kuitenkin hyvin erilaisia koulutusorganisaatioita pienistä kouluista suuriin tutkimusyliopistoihin. Muutos kohdistuu suhteellisesti voimakkaimmin juuri niihin harvoihin toimijoihin, joiden aineistot mitataan sadoissa teratavuissa tai petatavuissa.
Ilmainen tallennuskausi päättyy
Microsoftin muutos kertoo pilvipalvelumarkkinan kypsymisestä. Palveluntarjoajat eivät enää välttämättä käytä rajatonta tallennusta yhtä avokätisesti asiakkaiden houkuttelemiseen, sillä kapasiteetin ylläpito, datakeskusten rakentaminen ja tekoälypalveluiden kasvu lisäävät infrastruktuurin kysyntää. Google on tehnyt koulutuspalveluissaan samansuuntaisia rajoituksia, joten ilmiö ei koske vain yhtä yhtiötä.
Yliopistojen kannattaa nähdä uusi hinnoittelu ennen kaikkea tiedonhallinnan herätyksenä. Organisaatio säästää todennäköisimmin silloin, kun se vähentää turhaa dataa, siirtää harvoin käytetyn aineiston oikeaan tallennusluokkaan ja säilyttää aktiivisen yhteistyön Microsoft 365:ssä. Arcitectan ratkaisu voi nopeuttaa tätä työtä, mutta onnistuminen riippuu lopulta selkeistä säilytyssäännöistä ja riittävän aikaisesta valmistautumisesta.
Tietolähteet
Microsoft: Microsoft 365 Education -tallennusvaihtoehdot
Käytetty artikkelikuva
Artikkelikuvana käytetään lähdeartikkelin kuvaa. Kuvan lähde: alkuperäinen kuvatiedosto. Lähdeartikkeli: This company wants to help universities get around Microsoft 365's extra costs as it moves away from unlimited cloud storage. Kuvan alt-teksti: Student watching video with a cup of coffee in a library.